Alle Hotel-Daten in die Cloud?
Eine Frage, viele Antworten.
Von Front-Office-System über Software bis Gästedaten in der Cloud
Private Cloud, Public Cloud, Hybrid Cloud, Community Cloud oder Infrastructure as a Service, Software as a Service, Platform as a Service, Server Housing oder Managed Server. Bestimmt wäre es sinnvoll, die Unterschiede zu kennen, aber viel wichtiger erscheint es, die eigenen Bedürfnisse genau zu definieren, die Vorteile und Risiken abzuwägen und ein paar relevante Faktoren zu berücksichtigen.
Am Anfang steht das Internet.Die Verbindung
Ein entscheidender Punkt stellt die Internet-Verbindung dar. Während bei Hotels in städtischem Gebiet bereits von einer hohe Ausfallsicherheit, guten synchronen Glasanbindungen und «Service Level Agreements» mit garantierten Reaktionszeiten unter acht Stunden gesprochen wird, sind viele Hotels auf herkömmliche Internet-Anbindungen angewiesen. Im besten Fall können gleichzeitig unterschiedliche Technologien eingesetzt werden, um die Datenübertragung zu verbessern. Diese genügen jedoch oft nicht: Es ist, als würde man den gesperrten Feldweg als Einfahrt zur achtspurigen Autobahn benutzen.
Die Internet-Geschwindigkeiten nehmen rapide zu, mit ihnen aber auch Grösse und Anzahl der Dateien. Ein Upload dieser Daten in die Cloud sollte für die interne Verkaufs- und Marketing-Abteilung nicht zum Hindernis werden. Aufgrund von schlechterer Farbtiefe bei Citrix oder Remote-Verbindungen und rechenintensiven Vorgängen bei aktuellen Grafikprogrammen wird der All-in-Cloud-Ansatz hierbei zur Herausforderung.
«Server Housing» für Hotels?Um was geht es beim «Managed Server»-Dienst?
«Alles in die Cloud» bedeutet für Hotels ein «Server Housing». So wird in einem Rechenzentrum eines Internet-Service-Providers ein Platz mit gutem Internet-Zugang gemietet. Die Hardware wird vom Kunden selbst gekauft und betrieben. Die Daten und der Server sind videoüberwacht, alarmgesichert, klimatisiert und mehrfach mit unterbrechungsfreier Stromversorgung abgesichert. Die Ausfallsicherheit und der virtuelle Fremdzugriff sind aber trotzdem von der gewünschten Hardware- und Software-Konfiguration abhängig. Sinnvoll ist diese Variante, wenn Synergien mehrerer Hotels genutzt werden und kein geeigneter Standort in einem der Hotels gefunden werden kann. Für einzelne Hotels sind Anlagen dieser Art zu kostenintensiv, und die hohe Sicherheit und Verfügbarkeit ist auch nur die eine Seite der Informatik. Die internen Aspekte, wie zum Beispiel sichere und/oder regelmässig wechselnde Kennwörter, und der oft auch unbeaufsichtigt mögliche Zugriff auf IT-Komponenten sind ebenso wichtig.
Im Gegensatz zum «Server Housing» wird beim «Managed Server»-Dienst, oder korrekterweise «Managed Dedicated Host», das Betriebssystem und der Server vom Anbieter vermietet und gewartet. Hier ist eine hohe Ausfallsicherheit zu erwarten. Zum Leistungsumfang von Managed Servern gehören nicht nur Betriebssystem und Software-Updates. Modular werden die Bedürfnisse des Kunden in Diensten wie Anwendungsinstallation, erweiterter technischer Support, Firewall Services, Security Scans, Anti Spam und Viren-Schutz, Backup Services, Server Monitoring und Recovery, Datenbank Management usw. abgedeckt und klar definiert. Ein Wohlfühlpaket wie ein Abendessen im 17 Gault & Millau- Punkte-Restaurant.
Alle Hotel-Daten auslagern?Oder doch nur einzelne Dienste?
Die Auslagerung aller betriebsrelevanten Daten inklusive Front Office-Software und Kassensystem setzt ein grosses Vertrauen in den externen Anbieter voraus. Mehrjährige Verträge bieten den Vorteil kalkulierbarer Kosten. Diese sind allerdings im Vergleich mit einer internen Lösung meist sehr hoch. Zudem fallen Support und Ersatz der Arbeitsgeräte, Switches, Drucker, Webcam, Internet-Corner, WLAN-Infrastruktur, Firewall und Interfaces immer noch an.
Manchmal scheint es sinnvoller zu sein, die betriebsrelevanten Daten im Hotel zu behalten und nur einzelne Dienste auszulagern. So wie zum Beispiel die Website, die seit vielen Jahren erfolgreich ausser Haus betrieben wird, kann auch der Mail-Server mit grossen Speicher- und Sendekapazitäten in der Cloud betrieben werden. Auch der beinahe unumgängliche Spam-Filter sowie die Web-Booking-Engine und der Virenschutz können als Cloud-Service bezogen werden. Da für all diese Dienste keine eigene Infrastruktur zur Verfügung gestellt und unterhalten werden muss, entfallen die Anschaffungs- und vor allem auch die Unterhaltskosten gänzlich. Da der Anbieter solcher Dienste die Infrastruktur für viele Kunden gleichzeitig nutzen kann, halten sich die monatlichen Gebühren für den einzelnen Hotelier in einem erträglichen Rahmen.
Augenmass anstatt PatentrezeptJedes Hotel hat andere Voraussetzungen.
Es gibt kein allgemeingültiges Patentrezept, das für oder gegen den Cloud-Ansatz spricht. Dies, weil die Bedürfnisse und auch die technischen Voraussetzungen von Hotel zu Hotel zu verschieden sind. Sie beinhalten Anforderungen an die Ausfallsicherheit, die einmaligen und wiederkehrenden Kosten, an diverse Schnittstellen zu Drittsystemen wie die Telefonie, die Kassen, die Schliesssysteme und allfällige Fernzugriffe. Schlussendlich ist eine Auslagerung der eigenen Daten, wie zum Beispiel der Gästekartei, auch eine Vertrauensfrage. Aus diesem Grund ist es wichtig, für jedes einzelne Hotel die richtige Nutzung der unzähligen Angebote zu evaluieren. Die Cloud soll uns nicht vor der Sonne stehen!